En las reuniones tradicionales, hay muchos obstáculos que puede encontrar, como la gran cantidad de papeles y caras extrañas en la mesa de la sala de juntas. Y si la reunión está lejos de su trabajo principal, tendrá que viajar con mucho papeleo. Mientras se prepara para una reunión, puede encontrar un problema de Internet no disponible. Además, tienes que traer una gran cantidad de papeles amarillos para anotar tus notas, y al final de cada reunión estás sufriendo por la firma del acta, y muchos problemas y obstáculos que encuentran los responsables de preparar las reuniones, también. como miembros de consejos y comités ... Encontramos la solución en la aplicación de "comités pro" para gestionar el trabajo de juntas y comités.
Jan Pro es un sistema electrónico diseñado para proporcionar a la secretaría y a los miembros de juntas y comités muchas herramientas y opciones que les hagan prescindir de llevar cualquier archivo o documentación en sus reuniones al proporcionar una estructura informática que ayuda a gestionar reuniones y consejos de forma electrónica. forma que facilita el trabajo y mejora el nivel de rendimiento.
El sistema se basa en dividir el trabajo en dos partes principales:
- Parte preparatoria para preparar la sesión y cargar archivos y registros.
- Parte que se refiere a lo que hacen los miembros del comité antes, durante y después de la reunión.
Grupo objetivo:
la secretaria: El empleado que ejerce funciones de secretaría de ayuntamientos y comités para el registro de datos y seguimiento de la agenda La versión web de la aplicación ha sido diseñada para ayudarle a gestionar el trabajo de los ayuntamientos y comités que le tienen a su cargo.
Miembro: El miembro del consejo o comité, que es la persona que se supone debe estar presente en la reunión. Se ha diseñado para él una versión especial de la aplicación en su tableta o teléfono móvil para ayudarlo a organizar sus archivos y agendas de reuniones de una manera sencilla y elegante con un conjunto de herramientas que aumentan la efectividad de su asistencia a cada reunión.
Características generales:
La aplicación web está diseñada para proporcionar a la secretaría un conjunto de herramientas que hacen que la preparación de las sesiones sea un proceso más fácil que nunca, con la capacidad de agregar un número ilimitado de consejos y comités con diferentes niveles de poderes con los que puede asignar autoridad. incluso a nivel de un tema dentro de la agenda de la sesión:
- Jan Pro proporciona un sistema de mensajería SMS y EMAIL.
- Jan Pro funciona en tabletas y teléfonos móviles que se ejecutan en el sistema operativo iOS, y esto le permite archivar archivos en esos dispositivos y administrar sus horarios de trabajo en cualquier momento, incluso sin una conexión a Internet.
- Más de un miembro puede trabajar en el mismo dispositivo, tableta o teléfono móvil, donde los datos de inicio de sesión de cada miembro se proporcionan de forma independiente sin que haya ninguna superposición en sus espacios de trabajo o sus datos en el mismo dispositivo.
- La interfaz es fácil de usar incluso para aquellos con poca experiencia con dispositivos de tableta.
- Compatibilidad con fechas hijri y gregoriana.
- La capacidad de ordenar las sesiones por fecha, consejo o comité.
- Pantalla de información del socio a través de la cual, al mirar, puede saber qué días tiene sesiones
- La capacidad de vincular las citas de las sesiones al calendario de los dispositivos iOS para que los miembros recuerden las fechas de las sesiones.
- Vincular el sitio de las sesiones con mapas interactivos para guiar a los miembros al lugar de la reunión.
- Se pueden crear archivos públicos para cada comité por separado, por lo que no es necesario volver a cargar estos archivos con cada sesión (como archivos de estatutos y reglamentos, por ejemplo).
- La capacidad de abrir archivos adjuntos de correo utilizando la aplicación Jan Pro y agregar estos archivos adjuntos a la agenda de una sesión en particular.
Características del sistema en la preparación de sesiones:
Pro Committees se distingue por su interés en organizar la reunión paso a paso, partiendo de las etapas que preceden a la convocatoria de la reunión y luego la preparación y preparación, los comités pro brindan la capacidad de distribuir roles a los miembros y otorgar a cada uno de ellos un mandato específico y ordenarlos según el protocolo aprobado en la entidad, así como determinar el presidente de la sesión. Luego agregue la agenda de la sesión, registre sus datos y cargue los archivos adjuntos.
Cada miembro puede confirmar su asistencia o disculparse por asistir a las sesiones. Jan Pro también proporciona muchas herramientas, como un editor electrónico para el acta, que prepara el acta de la sesión de forma automática, de tal manera que la escritura de los nombres de los asistentes, los temas de la sesión y las firmas, se hace con el haga clic en un botón, y también convierte el registro en un archivo PDF con la capacidad de crear un número infinito de plantillas para estos minutos y personalizar. La plantilla es para una persona o grupo específico. Los comités profesionales brindan la capacidad de debatir entre los miembros antes de la sesión y enviar comentarios y notas a un miembro específico oa todos los miembros según el deseo del comentarista.
Las hojas amarillas de "notas" para un archivo específico se convierten a PDF para compartir o imprimir fácilmente. También está disponible una opción para aislar notas escritas a mano para que cualquier miembro pueda enviar el archivo original sin tener sus notas escritas a mano grabadas en él, según su deseo. Los miembros también pueden fotocopiar cualquier documento en la tableta o teléfono móvil y adjuntarlo a los archivos del miembro en el dispositivo.
Características del sistema durante las sesiones:
Por supuesto, todas las ventajas que estaban disponibles antes de la sesión permanecen disponibles durante su sesión, y se le agregan muchas ventajas, como la capacidad de gestionar las intervenciones a través del oficial que preside, así como gestionar el proceso de votación y ver sus resultados. Las intervenciones también se pueden grabar o bloquear según el presidente de la sesión Finalmente, las notas de voz se pueden compartir por correo electrónico y archivar en el archivo de sesiones. Para que los asistentes a la sesión no se sientan alienados, cualquiera de ellos puede revisar la ficha de cualquier otro miembro y fijarse en los antecedentes administrativos y técnicos y los cargos que ocupan.
Nos complace presentar una oferta especial en cooperación con Jan Pro:
Aplicación web, instalación y formación Gratis Además de 3 licencias مجانية Para tabletas y teléfonos móviles.
Todo esto y más lo encontrarás en el sistema de gestión de consejos y comités “Committees Pro” ... Para más información, puedes contactar vía e-mail: [email protected] O desde la página de Twitter a través de este enlace
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