Jan pro .. papierloos vergaderen

Bij traditionele vergaderingen zijn er veel obstakels die u kunt tegenkomen, zoals de vele papieren en vreemde gezichten op de bordtafel. En als de vergadering ver van uw primaire baan ligt, zult u met veel papierwerk moeten reizen. Tijdens het voorbereiden van een vergadering kunt u een probleem tegenkomen dat niet beschikbaar is op internet. Je moet ook veel gele papieren meenemen om je aantekeningen op te nemen, en aan het einde van elke vergadering heb je last van het ondertekenen van de notulen, en ook veel problemen en obstakels die de verantwoordelijken voor de voorbereiding van de vergaderingen tegenkwamen. als leden van raden en commissies ... We vonden de oplossing in de toepassing van "commissies pro" om het werk van raden en commissies te beheren.

Jan Pro is een elektronisch systeem dat is ontworpen om het secretariaat en de leden van raden en commissies te voorzien van veel tools en opties waardoor ze geen bestanden of papieren meer hoeven mee te nemen tijdens hun vergaderingen door een computerstructuur te bieden die helpt bij het beheren van vergaderingen en raden in een elektronische vorm. manier die het werk vergemakkelijkt en het prestatieniveau verbetert.

Het systeem is gebaseerd op het verdelen van werk in twee hoofdonderdelen:

• Voorbereidend deel voor het voorbereiden van de sessie en het uploaden van bestanden en records.
• Onderdeel dat betreft wat commissieleden doen voor, tijdens en na de vergadering.

Doelgroep:

de secretaris: De medewerker die secretariaatswerkzaamheden verricht voor raden en commissies om gegevens vast te leggen en de agenda op te volgen De webversie van de applicatie is bedoeld om hem te helpen bij het beheer van de werkzaamheden van de raden en commissies die ervoor verantwoordelijk zijn.

Lid: Het lid van de raad of commissie, die de persoon is die geacht wordt bij de vergadering aanwezig te zijn. Er is een speciale versie van de applicatie voor hem ontworpen op zijn tablet of mobiele telefoon om hem te helpen zijn bestanden en vergaderagenda's op een eenvoudige en elegante manier te ordenen met een reeks tools die de effectiviteit van zijn aanwezigheid bij elke vergadering vergroten.

Algemene kenmerken:

De webapplicatie is ontworpen om het secretariaat een reeks tools te bieden die het voorbereiden van de sessies gemakkelijker dan ooit tevoren maken, met de mogelijkheid om een ​​onbeperkt aantal raden en commissies met verschillende bevoegdheden toe te voegen waarmee het bevoegdheden kan toewijzen zelfs op het niveau van een onderwerp binnen de sessieagenda:

• Jan Pro biedt een SMS- en EMAIL-berichtensysteem.
• Jan Pro werkt op tablets en mobiele telefoons die op het iOS-besturingssysteem draaien, en dit stelt u in staat om bestanden op die apparaten te archiveren en uw werkschema's op elk moment te beheren, zelfs zonder internetverbinding.

• Meerdere leden kunnen op hetzelfde apparaat, tablet of mobiele telefoon werken, waarbij de inloggegevens voor elk lid onafhankelijk worden verstrekt zonder dat er enige overlap is in hun werkruimten of hun gegevens op hetzelfde apparaat.
• De interface is gemakkelijk te gebruiken, zelfs voor mensen met weinig ervaring met tablets.
• Ondersteuning voor Hijri en Gregoriaanse datums.
• De mogelijkheid om sessies te sorteren op datum, raad of commissie.
• Informatiescherm voor het lid waardoor hij door te kijken kan weten op welke dagen hij sessies heeft.

• De mogelijkheid om sessie-afspraken te koppelen aan de agenda van iOS-apparaten, zodat leden worden herinnerd aan sessiedata.
• Link sessiesite met interactieve kaarten om leden naar de locatie van de bijeenkomst te leiden.
• Voor elke commissie afzonderlijk kunnen openbare dossiers aangemaakt worden, zodat het niet nodig is om deze dossiers bij elke sessie opnieuw te uploaden (zoals bijvoorbeeld statuten- en regelgevingsdossiers).
• De mogelijkheid om e-mailbijlagen te openen met de Jan Pro-applicatie en deze bijlagen toe te voegen aan de agenda van een bepaalde sessie.

Systeemfuncties bij het voorbereiden van sessies:

Pro Committees onderscheidt zich door haar belang om de vergadering stap voor stap te organiseren, beginnend bij de fasen die voorafgaan aan het bijeenroepen van de vergadering en vervolgens de voorbereiding en voorbereiding, commissies pro bieden de mogelijkheid om rollen te verdelen onder de leden en elk van hen een specifiek mandaat te verlenen en rangschik ze volgens het protocol dat is goedgekeurd in de entiteit, en bepaal ook de zittingsstoel. Voeg vervolgens de sessieagenda toe, noteer de gegevens en upload de bijlagen.

Elk lid kan zijn aanwezigheid bevestigen of zijn excuses aanbieden voor het bijwonen van de sessies. Jan Pro biedt ook veel tools zoals een elektronische editor voor de notulen, die de notulen van de sessie automatisch voorbereidt, zodanig dat het schrijven van de namen van de aanwezigen, de onderwerpen van de sessie en de handtekeningen met een klik gebeurt. van een knop. De sjabloon is voor een specifieke persoon of groep. Pro-commissies bieden de mogelijkheid om vóór de sessie tussen leden te debatteren en opmerkingen en notities naar een specifiek lid of alle leden te sturen op basis van de wens van de commentator.

Gele vellen met "notities" voor een specifiek bestand worden geconverteerd naar PDF om ze gemakkelijk te delen of af te drukken. Een optie om handgeschreven notities te isoleren is ook beschikbaar, zodat elk lid het originele bestand kan verzenden zonder dat zijn handgeschreven notities erop worden opgenomen - volgens zijn wens. Leden kunnen ook elk document op de tablet of mobiele telefoon fotokopiëren en als bijlage toevoegen aan de bestanden van het lid op het apparaat.

Systeemfuncties tijdens sessies:

Natuurlijk blijven alle voordelen die beschikbaar waren vóór de sessie beschikbaar tijdens de sessie, en er worden veel voordelen aan toegevoegd, zoals de mogelijkheid om interventies te beheren via de voorzittende ambtenaar, evenals het stemproces te beheren en de resultaten ervan te bekijken. Afhankelijk van de zittingsvoorzitter kunnen interventies ook worden opgenomen of geblokkeerd, tot slot kunnen spraaknotities worden gedeeld via e-mail en gearchiveerd in het sessiearchief. Om ervoor te zorgen dat de deelnemers aan de sessie zich niet vervreemd voelen, kan elk van hen de kaart van een ander lid bekijken en kijken naar de administratieve en technische achtergrond en de functies die ze bekleden.

We zijn verheugd een speciale aanbieding te kunnen presenteren in samenwerking met Jan Pro:

Dit alles en meer vindt u in het beheerssysteem van de raden en commissies "Committees Pro" ... Voor meer informatie kunt u contact opnemen via e-mail: [e-mail beveiligd] Of vanaf de Twitter-pagina via deze link