Jan pro .. spotkania bez papieru

Podczas tradycyjnych spotkań możesz napotkać wiele przeszkód, takich jak liczne papiery i dziwne twarze na stole tablicy. A jeśli spotkanie jest dalekie od twojej podstawowej pracy, będziesz musiał podróżować z dużą ilością dokumentów. Przygotowując się do spotkania możesz napotkać problem z niedostępnością Internetu. Trzeba też przywieźć ze sobą dużo żółtych kartek do zapisania swoich notatek, a na koniec każdego spotkania cierpisz z powodu podpisywania protokołów, a także wielu problemów i przeszkód napotykanych przez osoby odpowiedzialne za przygotowanie się do spotkań. jako członkowie rad i komitetów ... Rozwiązanie znaleźliśmy w zastosowaniu „komitetów pro” do zarządzania pracami rad i komitetów.

Jan Pro to system elektroniczny zaprojektowany w celu zapewnienia sekretariatowi oraz członkom zarządów i komitetów wielu narzędzi i opcji, które sprawiają, że rezygnują oni z noszenia jakichkolwiek plików lub dokumentów na posiedzeniach, zapewniając strukturę komputerową, która pomaga zarządzać spotkaniami i radami w formie elektronicznej. sposób ułatwiający pracę i podnoszący poziom wydajności.

System opiera się na podziale pracy na dwie główne części:

• Część przygotowawcza do przygotowania sesji i wgrania plików i nagrań.
• Część dotycząca tego, co członkowie komisji robią przed, w trakcie i po posiedzeniu.

Grupa docelowa:

sekretarka: Pracownik, który wykonuje obowiązki sekretarskie dla rad i komitetów w celu rejestrowania danych i śledzenia porządku obrad Wersja internetowa aplikacji została zaprojektowana, aby pomóc mu w zarządzaniu pracami rad i komitetów, które są za to odpowiedzialne.

Członek: Członek rady lub komitetu, czyli osoba, która ma być obecna na posiedzeniu. Zaprojektowano dla niego specjalną wersję aplikacji na tablecie lub telefonie komórkowym, która pomoże mu w prosty i elegancki sposób uporządkować swoje pliki i plany spotkań wraz z zestawem narzędzi zwiększających efektywność jego obecności na każdym spotkaniu.

Główne cechy:

Aplikacja internetowa została zaprojektowana tak, aby zapewnić sekretariatowi zestaw narzędzi, które sprawiają, że przygotowanie do sesji jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej, z możliwością dodania nieograniczonej liczby rad i komitetów o różnych poziomach uprawnień, z którymi może on nadawać uprawnienia nawet na poziomie tematu w programie sesji:

• Jan Pro zapewnia system przesyłania wiadomości SMS i EMAIL.
• Jan Pro działa na tabletach i telefonach komórkowych z systemem operacyjnym iOS, dzięki czemu możesz archiwizować pliki na tych urządzeniach i zarządzać harmonogramami pracy w dowolnym momencie, nawet bez połączenia z Internetem.

• Więcej niż jeden członek może pracować na tym samym urządzeniu, tablecie lub telefonie komórkowym, gdzie dane logowania każdego członka są dostarczane niezależnie, bez nakładania się ich obszarów roboczych lub ich danych na tym samym urządzeniu.
• Interfejs jest łatwy w obsłudze nawet dla osób z niewielkim doświadczeniem w obsłudze tabletów.
• Obsługa dat Hidżry i Gregorian.
• Możliwość sortowania sesji według daty, rady lub komitetu.
• Ekran informacyjny dla członka, dzięki któremu, patrząc, może wiedzieć, w które dni ma sesje.

• Możliwość łączenia terminów sesji z kalendarzem urządzeń z systemem iOS, dzięki czemu członkowie są przypominani o terminach sesji.
• Połącz stronę sesji z interaktywnymi mapami, aby kierować członków do miejsca spotkania.
• Pliki publiczne można tworzyć osobno dla każdego komitetu, dzięki czemu nie ma potrzeby ponownego przesyłania tych plików z każdą sesją (na przykład pliki regulaminów i regulaminów).
• Możliwość otwierania załączników poczty za pomocą aplikacji JanPro i dołączania tych załączników do porządku obrad danej sesji.

Cechy systemu w przygotowaniu sesji:

Pro Committees wyróżnia zainteresowanie organizacją posiedzenia krok po kroku, począwszy od etapów poprzedzających zwołanie posiedzenia, a następnie przygotowujących i przygotowujących, komitety zapewniają możliwość rozdzielenia ról członkom i przyznania każdemu z nich określonego mandatu. i ułożyć je zgodnie z protokołem zatwierdzonym w jednostce, a także ustalić przebieg sesji. Następnie dodaj plan sesji, zapisz jego dane i prześlij załączniki.

Każdy członek może potwierdzić swoją obecność lub przeprosić za uczestnictwo w sesjach. Jan Pro udostępnia również wiele narzędzi, jak np. Elektroniczny edytor protokołów, który automatycznie przygotowuje protokoły z sesji w taki sposób, że zapisywanie nazwisk uczestników, tematów sesji i podpisów odbywa się za pomocą kliknięcie przycisku, a także konwertuje rekord do pliku PDF z możliwością tworzenia nieskończonej liczby szablonów na te minuty i dostosowywania Szablon jest przeznaczony dla konkretnej osoby lub grupy. Komisje pro zapewniają możliwość debaty między członkami przed sesją i wysyłania komentarzy i notatek do określonego członka lub wszystkich członków w zależności od życzenia komentatora.

Żółte arkusze „notatek” dla określonego pliku są konwertowane do formatu PDF w celu łatwego udostępniania lub drukowania. Dostępna jest również opcja wyodrębnienia odręcznych notatek, dzięki czemu każdy członek może przesłać oryginalny plik bez zapisywania na nim swoich odręcznych notatek - zgodnie z jego życzeniem. Członkowie mogą również skopiować dowolny dokument na tablecie lub telefonie komórkowym i dołączyć go do plików członka na urządzeniu.

Funkcje systemu podczas sesji:

Oczywiście wszystkie korzyści, które były dostępne przed sesją, pozostają dostępne w trakcie jej sesji, a do tego dochodzi wiele korzyści, takich jak możliwość zarządzania interwencjami za pośrednictwem przewodniczącego, a także zarządzania procesem głosowania i obserwowania jego wyników. Interwencje mogą być również nagrywane lub blokowane w zależności od przewodniczącego sesji, a na koniec notatki głosowe mogą być udostępniane pocztą elektroniczną i archiwizowane w archiwum sesji. Aby uczestnicy sesji nie czuli się wyobcowani, każdy z nich może przejrzeć legitymację innego członka i przyjrzeć się zapleczu administracyjnemu i technicznemu oraz zajmowanym przez nich stanowiskom.

Z przyjemnością przedstawiamy specjalną ofertę we współpracy z Jan Pro:

To wszystko i nie tylko znajdziesz w systemie zarządzania radami i komitetami „Committees Pro” ... Więcej informacji można uzyskać, kontaktując się e-mailowo: [email chroniony] Lub ze strony Twittera za pośrednictwem ten link