Geleneksel toplantılarda, tahta masasındaki çok sayıda kağıt ve garip yüzler gibi karşılaşabileceğiniz birçok engel vardır. Ve toplantı birincil işinizden uzaksa, çok sayıda evrakla seyahat etmeniz gerekecektir. Bir toplantıya hazırlanırken İnternet kullanılamama sorunuyla karşılaşabilirsiniz. Ayrıca, notlarınızı kaydetmek için çok sayıda sarı kağıt getirmeniz gerekiyor ve her toplantının sonunda tutanakları imzalamaktan ve toplantılara hazırlanmadan sorumlu olanların karşılaştığı bir çok sorun ve engelden muzdarip oluyorsunuz, yanı sıra konsey ve komite üyeleri ... Çözümü, konsey ve komitelerin çalışmalarını yönetmek için "pro committees pro" uygulamasında bulduk.
Jan Pro, toplantı ve konseylerin elektronik ortamda yönetilmesine yardımcı olan bir bilgisayar yapısı sağlayarak, sekreterliğe ve kurul ve komite üyelerine, toplantılarında herhangi bir dosya veya belgeyi taşımaktan vazgeçmelerini sağlayan birçok araç ve seçenek sağlamak için tasarlanmış elektronik bir sistemdir. Çalışmayı kolaylaştıran ve performans düzeyini artıran bir yol.
Sistem, işi iki ana bölüme ayırmaya dayanmaktadır:
- Oturumu hazırlamak ve dosya ve kayıtları yüklemek için hazırlık bölümü.
- Komite üyelerinin toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında ne yaptığını ilgilendiren kısım.
Hedef kitle:
Sekreter: Verileri kaydetmek ve gündemi takip etmek için konsey ve komitelerin sekreterlik görevlerini yürüten çalışan Uygulamanın web versiyonu, bundan sorumlu konsey ve komitelerin çalışmalarını yönetmesine yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır.
Üye: Toplantıda hazır bulunması gereken kişi olan konsey veya komite üyesi. Her toplantıya katılımının etkinliğini artıran bir takım araçlar ile basit ve şık bir şekilde dosyalarını ve toplantı gündemlerini düzenlemesine yardımcı olmak için tabletinde veya cep telefonunda uygulamanın özel bir versiyonu tasarlandı.
Genel Özellikler:
Web uygulaması, sekreterliğe, oturumlara hazırlanmayı her zamankinden daha kolay bir süreç haline getiren ve yetki verebileceği farklı yetki seviyelerine sahip sınırsız sayıda konsey ve komite ekleyebilen bir dizi araç sağlamak üzere tasarlanmıştır. oturum gündemindeki bir konu düzeyinde bile:
- Jan Pro, SMS ve E-POSTA mesajlaşma sistemi sağlar.
- Jan Pro, iOS işletim sistemi üzerinde çalışan tabletler ve cep telefonlarında çalışır ve bu, bu cihazlardaki dosyaları arşivlemenizi ve internet bağlantısı olmasa bile istediğiniz zaman çalışma programlarınızı yönetmenizi sağlar.
- Birden fazla üye aynı cihazda, tablette veya cep telefonunda çalışabilir, burada her üye için oturum açma verileri, çalışma alanlarında veya aynı cihazdaki verilerinde herhangi bir örtüşme olmaksızın bağımsız olarak sağlanır.
- Arabirim, tablet cihazlarla çok az deneyimi olanlar için bile kullanımı kolaydır.
- Hicri ve Miladi tarih desteği.
- Oturumları tarihe, konseye veya komiteye göre sıralama yeteneği.
- Üye için hangi günlerde seans yaptığına bakarak hangi günlerde seans yaptığını bilen üye bilgi ekranı
- Üyelerin oturum tarihlerini hatırlatması için oturum randevularını iOS cihazlarının takvimine bağlama yeteneği.
- Üyeleri toplantı yerine yönlendirmek için oturumlar sitesini etkileşimli haritalarla bağlayın.
- Her komite için halka açık dosyalar ayrı ayrı oluşturulabilir, böylece bu dosyaları her oturumda yeniden yüklemeye gerek kalmaz (örneğin tüzük ve yönetmelik dosyaları gibi).
- JanPro uygulamasını kullanarak posta eklerini açma ve bu ekleri belirli bir oturumun gündemine ekleme yeteneği.
Oturum hazırlamada sistem özellikleri:
Pro Komiteler, toplantının toplanmasından önceki aşamalardan başlayıp hazırlık ve hazırlık aşamalarından başlayarak, toplantıyı adım adım organize etme konusundaki ilgisi ile ayırt edilir, üyelere rol tahsis etme ve her birine belirli bir yetki verme yeteneği sağlar ve bunları kurumda onaylanan protokole göre düzenleyin ve oturum başkanını belirleyin. Ardından oturum gündemini ekleyin, verilerini kaydedin ve ekleri yükleyin.
Her üye katılımını teyit edebilir veya oturumlara katıldığı için özür dileyebilir. Jan Pro ayrıca, toplantı tutanaklarını otomatik olarak hazırlayan, katılımcıların isimlerini, oturumun konularını ve imzalarını yazmayı sağlayacak şekilde tutanakların elektronik editörü gibi pek çok araç sunmaktadır. bir düğmeye tıklarsanız, kaydı bu dakikalar için sonsuz sayıda şablon oluşturma ve özelleştirme özelliği ile bir PDF dosyasına dönüştürür. Şablon belirli bir kişi veya grup içindir. Pro komiteler, üyeler arasında oturum öncesinde tartışma yapma ve yorumcunun isteğine göre belirli bir üyeye veya tüm üyelere yorum ve not gönderme olanağı sağlar.
Belirli bir dosya için sarı "not" sayfaları, kolay paylaşım veya baskı için PDF'ye dönüştürülür. El yazısı notları izole etme seçeneği de mevcuttur, böylece herhangi bir üye, kendi isteğine göre el yazısı notlarını kaydetmeden orijinal dosyayı gönderebilir. Üyeler ayrıca tablet veya cep telefonundaki herhangi bir belgenin fotokopisini çekebilir ve cihazdaki üye dosyalarına ekleyebilir.
Oturumlar sırasında sistem özellikleri:
Elbette, oturum öncesinde mevcut olan tüm avantajlar oturum sırasında da geçerli kalır ve oturum başkanı aracılığıyla müdahaleleri yönetebilme, oylama sürecini yönetme ve sonuçlarını izleme gibi birçok avantaj da buna eklenmiştir. Müdahaleler de oturum başkanlığına göre kaydedilebilir veya engellenebilir.Son olarak sesli notlar e-posta yoluyla paylaşılıp oturum arşivinde arşivlenebilir. Oturuma katılanların kendilerini yabancılaşmamaları için herhangi biri başka bir üyenin kartını inceleyebilir, idari ve teknik geçmişine ve işgal ettikleri pozisyonlara bakabilir.
Jan Pro ile işbirliği içinde özel bir teklif sunmaktan mutluluk duyuyoruz:
Web uygulaması, kurulum ve eğitim Bedava 3 lisansa ek olarak Bedava Tabletler ve cep telefonları için.
Tüm bunları ve daha fazlasını konsey ve komite yönetim sistemi "Committees Pro" da bulacaksınız ... Daha fazla bilgi için e-posta yoluyla iletişime geçebilirsiniz: [e-posta korumalı] Veya Twitter sayfasından bu bağlantı
49 yorum