في الاجتماعات التقليدية هناك العديد من العقبات التي قد تواجهك، كالأوراق الكثيرة والوجوه الغريبة عليك على طاولة الاجتماعات. وإذا كان الاجتماع بعيداً عن مقر عملك الأساسي ستضطر إلى السفر بالكثير من الأوراق. وأثناء التحضير للاجتماع قد تصادف مشكلة عدم توفر الإنترنت. كما أنه عليك إحضار الكثير من الأوراق الصفراء لتسجيل ملاحظاتك، وفي نهاية كل إجتماع تقع في معاناة توقيع المحاضر، والكثير من المشاكل والعقبات التي تصادف المسئولين عن الإعداد للاجتماعات، وكذلك أعضاء المجالس واللجان… ونحن وجدنا الحل في تطبيق ”لجان برو” لإدارة أعمال المجالس واللجان.
لجان برو هو نظام إليكتروني تم تصميمه ليقدم لسكرتارية وأعضاء المجالس واللجان العديد من الأدوات والخيارات التي تجعلهم يستغنون عن حمل أي ملفات أو أوراق في اجتماعاتهم وذلك من خلال توفير بنية حاسوبية تساعد على إدارة الاجتماعات والمجالس بطريقة إليكترونية تسهل العمل وتحسن من مستوى الأداء.
ويعتمد النظام على تقسيم العمل إلى جزئين رئيسين:
- جزء تحضيري لإعداد الجلسة وتحميل الملفات والمحاضر.
- جزء يهتم بما يقوم به أعضاء اللجان قبل وأثناء وبعد الاجتماع.
الفئة المستهدفة:
السكرتارية: الموظف الذي يقوم بمهام سكرتارية المجالس واللجان لتسيجل البيانات ومتابعة جدول الأعمال، وتم تصميم نسخة الويب الخاصة بالتطبيق لمساعدته في إدارة أعمال المجالس واللجان المسئول عنها.
العضو: عضو المجلس أو اللجنة وهو الشخص الذي من المفترض أن يكون حاضراً للاجتماع. وتم تصميم نسخة خاصة له من التطبيق على جهازه اللوحي أو هاتفه المحمول تساعده في تنظيم ملفاته وجداول أعمال الاجتماع بشكل مبسط وأنيق مع مجموعة من الأدوات التي تزيد من فاعلية حضوره لكل اجتماع.
المميزات العامة:
تم تصميم تطبيق الويب بحيث يوفر للسكرتارية مجموعة من الأدوات التي تجعل من الإعداد للجلسات عملية أسهل من أي وقت مضى، مع إمكانية إضافة عدد لا محدود من المجالس واللجان بمستويات مختلفة من الصلاحيات يمكن معها تخصيص صلاحية حتى على مستوى موضوع داخل جدول أعمال جلسة:
- يوفر لجان برو نظام رسائل SMS و EMAIL.
- لجان برو يعمل على الأجهزة اللوحية والهواتف المحولة التي تعمل على نظام التشغيل iOS، ويمكنك ذلك من أرشفة الملفات على تلك الأجهزة، وإدارة جداول أعمالك في أي وقت حتى بدون اتصال بالإنترنت.
- يمكن لأكثر من عضو العمل على نفس الجهاز الوحي أو الهاتف المحمول حيث يتم توفير بيانات دخول خاصة بكل عضو بشكل مستقل دون أن يكون هناك تداخل في مساحات العمل أو البيانات الخاصة بهم على نفس الجهاز.
- واجهة استخدام سهلة حتى لمن لديهم خبرة بسيطة في التعامل مع الأجهزة اللوحية.
- دعم التاريخ الهجري والميلادي.
- إمكانية فرز الجلسات حسب التاريخ أو المجلس أو اللجنة.
- شاشة معلومات للعضو يمكن من خلالها بمجرد النظر معرفة الأيام التي لديه بها جلسات.
- إمكانية ربط مواعيد الجلسات بتقويم أجهزة iOS بحيث يتم تذكير الأعضاء بمواعيد الجلسات.
- ربط موقع الجلسات بخرائط تفاعليه لإرشاد الأعضاء لمكان انعقاد الاجتماع.
- يمكن إنشاء ملفات عامة لكل لجنة على حدة، بحيث لا يكون هناك حاجة لإعادة تحميل تلك الملفات مع كل جلسة (كملفات اللوائح والأنظمة مثلا).
- إمكانية فتح مرفقات البريد بواسطة تطبيق لجان برو وإلحاق هذه المرفقات مع جدول أعمال جلسة معينة.
مميزات النظام في الإعداد للجلسات:
يتميز لجان برو بأنه يهتم بتنظيم الاجتماع خطوة بخطوة، فبداية من المراحل التي تسبق انعقاد الاجتماع ثم التحضير والإعداد، يوفر لجان برو إمكانية توزيع الأدوار على الأعضاء ومنح كل منهم صلاحية محددة وترتيبهم وفق البروتوكول المعتمد في الجهة، وكذلك تحديد رئيس الجلسة. ثم إضافة جدول أعمال الجلسة وتسجيل البيانات الخاصة بها ورفع المرفقات.
ويستطيع كل عضو تأكيد حضوره أو الاعتذار عن حضور الجلسات. كما يوفر لجان برو العديد من الأدوات مثل محرر إلكتروني للمحاضر والذي يقوم بتجهيز محضر الجلسة آلياً، بشكل يجعل كتابة أسماء الحضور موضوعات الجلسة و التوقيعات تتم بضغطة زر، كما يقوم بتحويل المحضر إلى ملف PDF مع إمكانية إنشاء عدد لا نهائي من القوالب لهذه المحاضر و تخصيص القالب لشخص معين أو مجموعة معينة. ويوفر لجان برو إمكانية النقاش بين الأعضاء قبل الجلسة وإرسال التعليقات والملاحظات لعضو معين أو كل الأعضاء بناء على رغبة صاحب التعليق.
يتم تحويل الأوراق الصفراء “الملاحظات” الخاصة بملف معين إلى PDF بحيث يسهل مشاركته أو طباعته. كما يتوفر خيار عزل الملاحظات المكتوبة بخط اليد بحيث يمكن لأي عضو إرسال الملف الأصلي دون أن تكون ملاحظاته اليدوية مسجلة عليه -وفقاً لرغبته-. كما يستطيع الأعضاء تصوير أي مستند بواسطة الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول، وإرفاقه إلى ملفات العضو على الجهاز.
مميزات النظام أثناء الجلسات:
بالطبع جميع المزايا التي كانت متاحة قبل الجلسة تظل متاحة أثناء إنعقادها ويضاف إليها الكثير من المزايا مثل إمكانية إدارة المداخلات من خلال رئيس الجلسة وكذلك إدارة عملية التصويت ومشاهدة نتائجها. ويمكن أيضاً تسجيل المداخلات صوتياً أو منعهاً طبقاً لرئيس الجلسة ويمكن في النهاية مشاركة الملاحظات الصوتية من خلال البريد الإلكتروني وكذلك أرشفتها ضمن إرشيف الجلسات. ولكي لا يشعر حاضروا الجلسة بالغربة فإن أي منهم يستطيع استعراض بطاقة أي عضو آخر ويتطلع على الخلفية الإدارية والفنية والمناصب التي يتولونها.
يسعدنا تقديم عرض خاص بالتعاون مع لجان برو :
تطبيق الويب والتركيب والتدريب مجاناً بالإضافة إلى عدد 3 رخص مجانية لأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة.
كل هذا وأكثر ستجده في نظام إدارة المجالس واللجان “لجان برو”… لمزيد من المعلومات يمكنك التواصل من خلال البريد الإلكتروني: [email protected] أو من صفحة تويتر عبر هذا الرابط
49 تعليق